ご覧いただきありがとうございます。
私は、ただいま入所3ヶ月目で受付からの急な異動で事務員になりたての者です。
本日、契約書を作成し先方に送るように言われましたが、先生に確認を依頼したところ、送付状についてやんわりともう少し内容を改善出来ないかと、ご指摘を頂戴いたしました。
みなさまは、2通の契約書を送付し、内1通を捺印後に返信して欲しい時にはどのような文章を作成していらっしゃいますか？
この業界に入りまだ経験が浅い為、独特なビジネス文章に大変苦労しておさます。
（一般的なところよりも、事務的で淡白な内容が好まれるように思います。）
他にも、ビジネス文章に関し普段気を配っている点などご教示いただけると幸いです。
「本内容でご同意いただけます場合には２通ともにご記名、ご捺印いただき、２通ともに当色職あてご返送ください。後ほど速やかに当職のにて記名捺印したもの１通を返送いたします。」のような感じでしています。
お金をもらう契約ならはじめから捺印分２通を送っても良いですが、支払う契約は捺印は先方のを先にもらっておくのが良いと思います。
「２通ともにご記名ご捺印いただき、内１通をご返送ください、その際同封の返送用封筒をご利用いただけましたら幸甚です。」みたいな感じです。
「返送依頼 副本 例文」で検索をかけると、例文サイトがいくつか出てきます。
ひとつを参考に。
http://www.jp-guide.net/businessmanner/keiyaku/inkan.html
契約書の作成方法や、送付状のテンプレートもありますから参考になさってください。
記載する内容は、最初はこの例文から丸写しでもいいと思います。仕事に慣れてくれば、次第に自分流にアレンジすることもできるでしょう。
また時候の挨拶や結びの文などに少し手を加えるだけで、固いはずのビジネス文書が柔らかい印象を与えることもできるようになると思います。
時間があるときは、自分で書店を回ってビジネス文書に関する書籍を見て回るのも勉強になります。
自分も時々書店巡りをして、登記や交通事故の過失割合算定の参考書を購入することがあります。
最後に。
この掲示板では嘘を平気で教える人が、真っ先にデタラメの解答をつけるので注意が必要です。
先の２つの回答がそうです（IDが同じですからわかりますよね）。あなたの質問にマッチしない、しかも誤字脱字だらけの内容です。
ネットの掲示板に質問しても、書かれる回答が正しいとは限りません。
自分で調べる技術をつけることも必要です。ネットの掲示板を過信するだけの視野の狭い事務員にならないよう、自分の手足を使って自己研鑽する姿勢を培ってください。
どこがでたらめです？
例文、形にこだわるのも多少だいじですが、契約書の捺印をもらうのは、お金を受け取る場合と、支払う場合で、注意が必要ですので、その点は気をつけられると良いと思います。
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