現在事務所内のFAX受信機のいくつかに不具合が生じており、買換えを検討しております。
この機械はFAXの送受信とコピーにのみ使用しています。
弁護士６名、事務３名の事務所で、FAX受信機は弁護士合計６台、事務用１台の合計７台です。そのうちの２台に不具合が発生しています。
FAX受信機にはトナーとドラムユニットの問題があり、できれば事務所内で統一したいと考えているので、弁護士用６台、事務用１台、予備１台の合計８台のまとめ買いをして、調子が悪いものはすぐ交換して、他の分については調子が悪くなり次第順次交換していくことを検討しているのですが、このような場合皆様ならどのように購入しますでしょうか？このような購入の仕方は無駄が多くなってしまうでしょうか？
皆様のご意見を頂けると嬉しいです。
前、事務局、弁護士合わせると１００人以上の人がいる事務所に勤務の経験があります。その時は１０人くらいのグループにして、５、６人の先生に一台の複合機（たぶん、すべて、ゼロックス機のリースでした。調子が悪いと、すくに来てもらっていました）の提供だった気がします。で、受信は機械側でＰＤＦのファイルにして、メールで受信できる仕組みでした。送信はアナログで、複合機で送っていました。その規模で、受信の整理に苦労される量だと、そのあたりのシステムの利用検討されると良いのかもしれません。
とか思いました
FAX受信機が計7台あるとのことですが（たぶん複合機と思います）、FAX番号は7本あるのですか？
もしそうでないなら、そこそこ高級な複合機を１台購入（あるいはリース）して、それを共有するのがよいように思います。状況からして、弁護士それぞれでプリントアウトするため、各人１台ずつ複合機（プリンター機能もついていると推測）があるのかなと思いますが、それであれば、メイン複合機に受信したFAXをメールで全員に送るようにしてもいいし（無線なり有線なりでpcと複合機をつなぐ）、各自がpcから複合機あるいは共有フォルダにアクセスして各自で閲覧やプリントアウトするようにしてもいいと思います。
やっぱり安い複合機よりは、多少高級機種のほうが壊れにくく使い勝手もよいと思いますので、１台メインに高級複合機（FAX、コピー、スキャン、LAN対応）を導入し、各自の手元はリーズナブルなプリンターのみ、というのを、私だったら選ぶと思います。
もっとも、FAX番号が複数ある場合は、よくわかりません。
受信ファックスをＰＤＦにしてパソコンに送るシステムに幾らコストがかかるのかあれですが、経験上、７台はいらないと思います。まあ、それを導入すると、どんなに多くても３台をリースにしてしまっても、大丈夫な（充分まわる）気がします。事務所の代表ファックス番号が一つで良い気がします。後番号あまれば、メインの先生のダイレクトインの電話番号に転用しても良いのかなとも思いました。
経費的なことより、何か意図があって弁護士それぞれにFAXを１台ずつ設置しているのであれば、台数に関してはそのままでのいいのではないでしょうか。
元業界人視点の意見ですが、纏め買いする予算があるのなら、不具合が出た順に交換するより、全て同時に入れ替えたほうが効率的です。
記述を見るに家庭用機器ではなくオフィス仕様の機器ですよね。導入や設定作業を業者が担当するのならなおさらです。機器を入れ替えるたびに設定費用がかかりますよ。
また違う種類の機種を併用するとトナーやユニットなどの消耗品も２種類常備しておかなければならなくなります。経済的ではないですよね。
未だ使えるものを廃棄するのは、と思われるかもしれませんが、同時期に導入した機器は大体同じ時期に不具合が生じてきます。稀に長く使えるものが残ったとしても、入れ替えた新しい機器のほうが効率的で使い勝手もよくなっていますから、自然にそちらの使用頻度が高くなります。よって新しい機器ほど消耗し、古い機器の寿命はますます延びる・・・ということにもなりかねません。
現在の台数を確保したままの入れ替えを検討しているのであれば、順次より同時期をお勧めします。
また上記に記述があるように複合機の検討もされてみてはどうでしょうか。
ただし弁護士が複数いるようですので、複合機も複数あったほうがいいと思います。複合機の欠点は、どこかの機能に不具合が生じて修理が必要になった場合、他の機能も使えなくなる可能性が高いのです（要は修理期間中は機器が一切使えなくなるということです）。
うちはFAX・スキャナ・プリンタ・コピー機能を全て複合機1台でまかなっていますが、予備のスキャナ機能付きプリンターも設置しています。訴状や準備書面等はコピー機が一時使えなくてもプリンターが作動していれば何とかなるからです。
ただし書証はコピー機が使えないとお手上げなので、予備機を一台常備しています。スピードは複合機に劣りますが、それでも何とか使えなくはないので。
参考になれば幸いです。
トピ主です。
皆様ご回答ありがとうございます。
言葉足らずの部分があり失礼しました。
当事務所には、コピー複合機（リース）があり、そのコピー機でコピーやスキャナを行っています。そのコピー機とは別に各弁護士のブースに複合機（コピー、ＦＡＸ可）がある状態です。業者が来て設定するようなものではなく、個人用で普通に電気量販店で購入したものだと思います。また、各弁護士のブースからＦＡＸ送信できるよう、複数の番号を持っています。
以上のような状況の中で、各ブースの複合機２台の調子が悪くなり、２台のみを買い替えるか、それとも全台数分をまとめて買い替えるかを検討していた次第です。トナーやドラムユニットを統一することを考えると、後者のほうがいいのかなと思いますが、一方で経費的にはどうかなと思ったり・・・。
なお、弁護士（特にボス弁）の意向もありますので、台数は現状維持です（主に自分のブースからＦＡＸ送信したいため）。
皆様のご意見を参考にしたいと思います。
ありがとうございました。
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