いつも勉強させてもらっています。
まだ相談者ですらない困ったお客様がいます。
みなさんどのように対処されるのか・・・教えていただければと思います。
うちの事務所はメールや電話での相談はできませんが,お問い合わせや
予約の時に利用しています。
5月頃,そのお客様から初めてのメールが届きました。
同日に全部で7通。
内容は相談の内容でした。
2~3行ずつに分かれておりましたが,7通とも内容は同じでした。
そこで,メールでは相談をお受けしていないことと,相談を希望される
場合は事務所にお越しいただくこと,お越しいただける日程を連絡して
もらうよう返信しました。
もちろん,弁護士のスケジュール上,予約が可能な日程を何点か挙げて。
すぐに返信が届いたいのですが
「今は相談する段階ではない」との回答でしたので,相談する段階に
なったら改めて連絡くださいと返信をしました。
わかりました,ありがとうございますと書かれていたのですが,その
後,何もなかったかのように「何とかしてください」とか「何か良い
方法を教えてください」という内容でメールが何通も届きます。
説明がわかりにくかったのか,と思い,わかり易く「なんとかする」
ための流れを(着手までの流れ)書いて送りました。
ご丁寧にありがとうございます,という返信はくるものの,やはり
相談は行かないが何とかしてくれという内容のメールが届きます。
酷いときには1回につき8通のメールを送ってきます。
「一人で手いっぱいですので役所へこのメールを転送してください」
「相手方が何かしてこないうちに対処してください」
という一方的なメールです。
何度も何度も,メールで相談は出来ない,相談を受けていない状態
であるから着手もできない,契約するためには一度相談にきていた
だいて詳しく聞きとりし,方針を固めてからでないとできないと
メールを送信しています。1日に何通にもわたりました。
しかし「相談する段階でない」といいながら上記のような対処を
求めるようなメールを何通にもわたって送ってくるのです。
しかも相手方の名前や住所等の個人情報も書かれています。
弁護士のPCでもこのやり取りが見れるので,弁護士は2ヶ月
ほど経って「もういいですよ」と言ってくれました。
そこで最終送信として,今後は予約以外でのメールを遠慮していた
だきたいこと,相談にお越しいただけるようになったらその時に連絡
をしてほしいと書いてメールを送りました。
その後はしばらくメールがこなかったので,ようやく理解してくれ
たのかと思っていたのですが,シルバーウィーク明けに,また同じ
お客様からメールがきておりました。
「相手方の電話番号○○になります。話し合いの立ち合いをセッティ
ングしてください」
と書かれていました。
弁護士も私も同僚も,呆れて言葉も出ず,気味悪ささえ覚えました。
弁護士に,こういう人はメール返さない方がいいです,と言われま
したので,ひとまず無視している状態です。
今のところ近々のメールはそれ1通のみですが,今後また大量に
メールが届くのかと思うと,どのように対処すべきなのかわからな
くなりました。
もちろんお客様ですからお断りするなんてしたくないですし,困っ
ているのなら何とかしてあげるべき,と思われるのかもしれません
が,メールのみで来所もせず,依頼料や契約書の取り交わしもない
のに,「なんとかしてください」と大量のメールを送ってくるお客
様に対し,先輩方はどのように対処されていますか?
お叱り覚悟の上です・・・。
どうか先輩方の経験などをお聞かせください。
長くなってしまい申し訳ありません。