■初歩的な質問ですみませんが、教えてください。

勉強不足ですみませんが、お分かりになる方、ご教示願います。

経理より指摘されたのですが。。。
クライアントにコピー代を請求する際は、源泉対象となりますが、
「顧問料を頂いているクライアントの場合、
顧問料を超過しない限り、コピー代は、
実費として請求するのではなく、コピー作業費用(報酬)として
請求するので、顧問料内に作業とコピー代が収まる場合は、
請求しない。」と言われました。

コピー作業の報酬として請求するというのは、理解できるのですが、
コピー用紙等にかかる実費は、事務所の負担となるのでしょうか。

少し、腑に落ちないので、お分かりになる方教えてください。
宜しくお願い致します。